Accounts organiseren

Heb jij zicht op al je accounts? Weet je altijd wat je gebruikersnaam en wachtwoord is? Telkens als ik ergens moest inloggen, voelde ik een lichte paniek. En regelmatig moest ik een nieuw paswoord aanmaken om terug toegang te krijgen tot een account. Daar moest ik iets aan doen, want accounts zullen niet zo snel uit ons leven verdwijnen.

Een paar jaar geleden maakte ik (in Excel) een overzicht van alle (niet werk-gerelateerde) accounts. Een aantal accounts die ik vaak gebruik, kon ik zo noteren, maar dan ging ik verder op zoek. Tussen de bladwijzers in mijn browser, bij apps op mijn telefoon, ook in mijn mailbox vond ik loginbevestigingen terug. Schrik niet, na deze oefening had ik een lijst van 80 accounts.

Om een beetje het overzicht te houden, deelde ik ze op in categorieën. Denk aan overheidszaken, bankzaken, mailadressen, office-toepassingen, cloud-toepassingen, sociale media, streamingdiensten, telecomproviders, nutsbedrijven, fotoprogramma's, webshops,... Voor elk account probeerde ik ook de logingegevens te achterhalen.

Dat overzicht gaf me rust. Ik had het gevoel beetje bij beetje terug controle te krijgen over mijn accounts en wachtwoorden. Maar die lijst is geen doel op zich. Want zo'n lijstje bijhouden is administratieve ballast. Ik wil mijn digitaal leven net lichter maken. En ook dat van jou. Daarom gebruik ik een bookmarkmanager en een wachtwoordenkluis. Ik leg je stap voor stap uit hoe je aan de slag gaat.

Stap 1: maak een inventaris van al je accounts

Krijg zicht op al je accounts. Dit kan, zoals ik deed, in een Excel (of spreadsheet, of List,...), maar je kan ook onmiddellijk in je bookmarkmanager aan de slag. Kies dan zeker een bookmarkmanager waar je meer info in kwijt kunt dan enkel websitelinks.

Voeg volgende info (in kolommen) toe: naam van het account, loginnaam, e-mailadres waarmee je inlogt en (een hint voor) het wachtwoord. Deze kolommen kunnen ook nuttig zijn: een type of thema voor elke login, een status voor de acties die je hier in het verdere opruimtraject voor zal ondernemen, een kolom voor opmerkingen.

Stap 2: verwijder accounts

Zijn er accounts die je niet meer gebruikt en waar ook geen persoonlijke documenten op staan? Verwijder ze onmiddellijk. Kleine waarschuwing: onmiddellijk zal niet altijd lukken. Soms kan je een account niet zelf verwijderen en moet je dit aanvragen. Dus dat kan even duren. Of je bent je paswoord vergeten. Dan moet je het paswoord eerst herstellen. Want je hebt toegang nodig tot een account om het te kunnen verwijderen. Voor deze opvolging kan je de kolom 'opmerkingen' gebruiken. Zo wordt de lijst hopelijk al wat korter.

Ideetje: misschien is het tijd om die sociale media accounts in vraag te stellen? 

Stap 3: kies een bookmarkmanager en wachtwoordkluis

Met een bookmarkmanager organiseer je je favoriete websites. Ik gebruik Raindrop. Hier kan ik mijn bladwijzers onderbrengen in verschillende verzamelingen (mapjes), de weergave aanpassen (lijst, tegels,...), tags en notities toevoegen. 

Met een wachtwoordkluis verzamel je al je wachtwoorden in een kluis met één hoofdwachtwoord. Je hoeft enkel dat ene wachtwoord te onthouden. Voor al je accounts kan je zo sterke wachtwoorden verzinnen of genereren. Ik gebruik de gratis versie van Bitwarden. Kies een sterk wachtwoord voor je kluis.

• bedenk een wachtwoordzin
• met minimaal 12 karakters
• met kleine letters, hoofdletters, cijfers, speciale tekens en spaties
• gebruik geen voor de hand liggende woorden of cijferreeksen (naam van partner, kinderen, geboortedatum, postcode,...)
• Nederlandstalig is beter dan Engels. Computers raden het minder snel.

Op mijn laptop gebruik ik voor Raindrop en Bitwarden een extensie in mijn browser en op mijn telefoon staat de app.

Stap 4: voeg je accounts toe in je bookmarkmanager

Voeg alle websites met accounts toe in je bookmarkmanager. Ik weet het, sommige ken je uit het hoofd en je gaat er vlot naartoe via de url-balk. Toch raad ik aan om je bookmarkmanager zo volledig mogelijk te maken.

In Raindrop gebruik ik tags. Zo kan ik mijn bladwijzers op een andere manier filteren dan enkel via de verzamelingen. Ik heb een tag 'Itsme' (voor alle accounts waar ik toegang tot heb met Itsme) en een tag 'Bitwarden' (voor alle accounts waarvoor het wachtwoord is opgeslagen in Bitwarden). Je kan een (tijdelijke) tag gebruik voor accounts waarvoor het wachtwoord nog niet in orde is.

Stap 5: voeg je accounts toe in je wachtwoordkluis

Zelf had ik eerst een wachtwoordkluis en pas later een bookmarkmanager. Maar het lijkt me omgekeerd net wat handiger.

Voeg al je accounts toe in je wachtwoordkluis. Tip: besteed aandacht aan de url. Als je de correcte url, deze van de loginpagina, toevoegt, kan Bitwarden die automatisch herkennen en invullen.

De accounts waarop je met Itsme kan inloggen, hoef je uiteraard niet in je wachtwoordkluis toe te voegen. Het is wel handig om alles in het overzicht van je bookmarkmanager te hebben.

Stap 6: maak sterke wachtwoorden

Je hebt een overzicht op al je accounts en je wachtwoorden zitten veilig in een kluis. Maar daarmee heb je nog geen veilige wachtwoorden. 

Gebruik voor elk account een ander wachtwoord. Ik heb goed nieuws, je hoeft geen 80 wachtwoordzinnen te bedenken. Bitwarden genereert zelf sterke wachtwoorden.

Tip

Zowel in Raindrop als in Bitwarden kan je mappen (of verzamelingen) maken. Maak mappen met dezelfde namen en beperk het aantal. Kies een indeling die voor jou logisch is.

Mijn mappen:

• Office (Infomaniak, Apple, M365, Google,...)
• Administratie (bank, nutsmaatschappij, overheidswebsites) -> hier heb ik ook submappen in thema's
• Zelfstandig
• Schrijven (backoffice website, notebook, nieuwsbrief)
• Lezen (interessante websites en blogs)
• Media (Netflix, vrt max, Canva)
• Webshop
• Sport (sites met wandelingen,...)

Onderhoud

Het spreekt voor zich dat je elk nieuw account toevoegt in je bookmarkmanager én in je wachtwoordkluis. Sluit je account af, verwijder ze ook onmiddellijk.

Mijn Excel is ondertussen volledig opgeruimd en verwijderd. In Raindrop zitten meer dan 100 links waarvan 40 ook met een wachtwoord in Bitwarden zitten.