Documenten organiseren

Waar staan je documenten? Wat bewaar je vandaag allemaal? Wat wil je bewaren? Welke documenten moet je bewaren?

Documenten kan je indelen in drie grote categorieën: documenten die je moet bewaren, documenten die voor jou persoonlijk waardevol zijn, documenten die je interessant vindt (en je niet in één twee drie terugvindt online). Met deze categorieën in het achterhoofd, kan je beter beslissen of je iets bewaart.

Inventariseren en structuur

Om je documenten te organiseren, moet je eerst zicht krijgen op welke documenten je hebt en beslissen op welke manier je ze wil organiseren en waar je ze wil opslaan. Zelf heb ik nog altijd de voorkeur voor een mappenstructuur, maar je kan ook met labels werken.

Ik koos voor tien categorieën en dat zijn mijn tien hoofdmappen geworden:

1. Huis
2. Financiën en verzekeringen
3. Nutsmaatschappijen en telecom
4. Mobiliteit
5. Gezondheid
6. Werk
7. Opleiding en interesses
8. Digitaal
9. Schrijven
10. Herinnering

Vervolgens breng je alle documenten onder in deze structuur en kan je dit per map verder verfijnen.

Opruimen

Hoe minder documenten je bewaart, hoe minder opslagruimte je nodig hebt en hoe vlotter een back-up verloopt.

Met een goede structuur heb je zicht op de documenten die je hebt en kan je ook makkelijker beslissen wat je moet of wil houden. Daarom vind ik het zelf handig om eerst structuur aan te brengen en pas daarna op te ruimen. Uiteraard kan de deleteknop ook gulzig gebruikt worden tijdens het proces van structureren.

Wat moet je bewaren en hoe lang? De Vlaamse overheid geeft hier een goed overzicht voor. De overheid houdt zelf ook heel wat documenten voor ons bij op websites als MyMinfin, MyPension,… Ook in accounts van bedrijven (bank, nutsmaatschappijen, telecom) worden documenten bewaard. Toch is het een goed idee om belangrijke documenten ook zelf te bewaren of te downloaden als je bijvoorbeeld van leverancier wil veranderen. Belangrijke documenten vind je ook in je Mijn Burgerprofiel, eBox of Doccle.

Let op: MyMinfin, MyPension, eBox, Doccle,… zijn heel populair voor phishing. Klik nooit op een link in een e-mail of bericht. Ga altijd via de app of je browser naar je account.

Paperassen

Bij opruimtips lees je meestal het advies om je papieren administratie te digitaliseren. Maar mij lijkt het interessanter om eerst mijn digitale leven op orde krijgen voordat ik er een nieuwe berg aan toevoeg. Mijn papieren administratie past in een (hele grote) doos en kent een redelijke orde.

Organisatie bijhouden

Een uitdaging blijft om die goede organisatie bij te houden. Documenten die je via e-mail of een ander platform krijgt, moet je onmiddellijk op de juiste plek (of eventueel een wachtplaats: vb. downloads) opslaan en regelmatig bijwerken en een update maken.

Online documenten

Heel wat documenten worden dus voor jou online bijgehouden in MyMinfin, MyPension, Mijn Gezondheid. Je hoeft dit niet allemaal nog eens zelf op te slaan. We kunnen gerust vertrouwen op onze federale en Vlaamse overheid. 

Doccle is geen overheidsdienst. Voor écht belangrijke documenten kan een back-up wel nuttig zijn. Documenten van het ziekenfonds bewaar ik daar, én kan ik raadplegen in de toepassing van het ziekenfonds zelf. Maar loonbrieven sla ik toch ook liever zelf nog op.

Op al deze toepassingen kan je handig inloggen met Itsme (of je identiteitskaart). Extra paswoorden zijn dus niet nodig.