Minder e-mail

Het is niet overbodig om eens stil te staan bij hoe we mailen en elkaars inbox tot de nok toe vullen. Daar doe ik gezellig aan mee.

Stoppen met e-mail?

Nee, ik zal niet stoppen met e-mail. Dat deed Kim Spinder wel, al in 2011. Een paar jaar later schreef ze er een boek over en startte zelfs een heuse beweging We quit mail. Ik begrijp haar reden helemaal en vind het best straf dat ze deze stap zo lang geleden al zette. Toch kan ik me niet vinden in haar oplossing.

Ze verplaatst communicatie naar WhatsApp, Facebook, Twitter/X, Yammer,… afhankelijk van de voorkeur van de mensen met wie ze samenwerkt. Dat is net waartegen ik wil rebelleren, de onoverzichtelijke veelheid aan kanalen waardoor ik niet meer weet via welk medium ik welke vraag heb gekregen of gesprek heb gevoerd.

Toen, begin de jaren tien, waren de sociale media uiteraard nog niet wat ze vandaag zijn geworden. Het was nog relatief overzichtelijk en beheersbaar. Maar met haar bedrijf Avanteers zet ze haar missie om e-mail te bannen nog altijd verder. Respect wel!

Sommige kenniswerkers zijn vooral professioneel e-mailers en vergaderaars terwijl ze amper toekomen aan hun kerntaak. Ze zijn druk, maar hebben op het eind van de dag weinig voldoening over de bereikte resultaten. Uiteraard zijn er mensen die net via e-mail heel veel werk verzetten, zoals bij een helpdesk of klantendienst. Maar voor veel anderen is het ballast. 

Dus minder is vaak beter. En dat geldt ook voor je privé mailbox. Een opgeruimde mailbox met een goede organisatie helpen je bij je persoonlijke administratie. Misschien heeft het zelfs een positieve invloed op je financiën.

Waarom ik blijf e-mailen

Ik heb het al gezegd, ik wil communicatie niet verspreiden over een grote veelheid aan kanalen. In mijn mailbox heb ik overzicht en controle. 

Nog een goede reden om te blijven mailen: ik ben geen beller. Als het kan en mag, kies ik voor schriftelijke communicatie. Ik kan mijn gedachten beter structureren op papier. Al weet ik dat het soms geen goede keuze is.

Tien tips om minder e-mails te ontvangen

  1. Stuur zelf minder e-mail. Echt waar, dit is de allerbeste tip!
  2. Bel voor dringende zaken.
  3. Stuur korte en duidelijke e-mails. Dan is minder e-mailverkeer heen en weer nodig.
  4. Als een mail vaker dan drie keer heen en weer gaat, is het tijd om de communicatie mondeling verder te zetten.
  5. Vermijd zoveel als mogelijk cc'en en 'reply to all'.
  6. Gebruik bcc bij mailen naar grote groepen. Zo vermijd je dat ontvangers antwoorden naar iedereen.
  7. Heeft je e-mail geen reacties nodig? Geef het aan. Dat bespaart veel mails met 'bedankt'. Geef ook aan waarom je een e-mail doorstuurt, dat zorgt voor duidelijkheid bij de ontvanger.
  8. Wacht met reageren. Antwoord je altijd snel op e-mails, dan creëer je een verwachting. Bekijk je e-mail op vaste tijdstippen, één of twee keer per dag.
  9. Filter automatisch inkomende e-mails. Notificaties bijvoorbeeld kunnen naar een map of categorie.
  10. Schrijf je uit bij nieuwsbrieven die je niet leest en meldingen die je toch niet bekijkt.


Mail minder, maar als je mailt, houd dan ook rekening met de ontvanger. Zo zorg je dat de ander minder e-mails ontvangt. Hier neem ik graag de e-tiquette van Kim Spinder uit haar boek We quit mail over.

  • Geef je e-mail een duidelijk onderwerp zodat we makkelijk kunnen scannen en zoeken.
  • Omschrijf een duidelijke call to action: geef specifiek aan wat je van de ander verwacht en vóór welke datum.
  • Houd het kort: maak je bericht niet langer dan vijf tot tien regels.
  • Bedenk vooraf of je deze e-mail wel moet versturen of dat er een andere, betere manier is.
  • Cc'en is onzin.
  • Bcc'en is verboden.